fbpx

8 Tips Untuk Menulis Laporan Dampak Terbaik

Jul 27, 2020 | by Phoebe C

Laporan Dampak: Apa itu dan bagaimana cara menulisnya?

Nah, di podcast hari ini, kami akan ngasih kamu 8 tips yang sangat berguna untuk diingat ketika kamu mengerjakan laporan dampak, atau impact report kamu. Tapi sebelum kita mulai, mari kita bicara tentang apa itu laporan dampak.

Listen on Spotify Listen on Website

Secara sederhana, Pelaporan dampak menunjukkan perubahan atau hasil intervensi kamu terhadap berbagai pemangku kepentingan yang terlibat (stakeholders). Mereka bisa jadi donatur kamu saat ini, tim kamu sendiri, calon donatur, media, dan bahkan penerima manfaat kamu (beneficiaries). Kamu juga bisa menganggapnya sebagai semacam laporan keuangan dari usaha kamu.

Laporan dampak yang ideal adalah yang transparan & dapat dipercaya. Para pemangku kepentingan kamu harus dapat melihat sisi baik & buruk dari hasil intervensi kamu.

Dan kamu harus mampu untuk memegang pertanggungjawaban penuh atas intervensi kamu & hasil yang dicapai dengannya. Laporan dampak harus meyakinkan pemangku kepentingan kamu & mereka harus tahu bahwa mereka dapat mempercayai kamu dengan laporan tersebut.

Sekarang, bagaimana kamu bisa mendekati laporan yang ideal? Yuk simak beberapa tips ini!

  1. Pertama dan terpenting, laporan dampak yang baik dimulai tepat di awal proyek kamu. Maksudnya adalah bahwa laporan dampak yang baik didasarkan pada kerangka (framework) pengukuran dampak yang baik. Dan kerangka kerja ini perlu dirancang dan disepakati sebelum kamu bahkan mulai melaksanakan intervensi kamu. Langkah ini sangat penting karena akan memungkinkan kamu untuk sudah mengetahui metrik dan indikator yang akan kamu tambahkan ke dalam pelaporan dampak kamu & juga untuk memutuskan bagaimana kamu akan mengumpulkan data ini. Jika kamu ingin laporan dampak menyeluruh, kamu perlu mengumpulkan data yang relevan di semua tahap intervensi dan data yang kamu tunjukkan tidak bisa menjadi sesuatu yang ditambah ketika di akhir saja. Kamu harus merencanakan dan memikirkan laporan dampak kamu bahkan semenjak tahap perencanaan dari proyek kamu.
  2. Kedua, libatkan pemangku kepentingan (stakeholders) kamu di dalamnya. Pemangku kepentingan, maksudnya adalah setiap orang yang merupakan bagian dari proyek atau intervensi kamu atau akan terkena dampak dari intervensi kamu. Anggota tim kamu yang akan membantu kamu melaksanakan intervensi kamu. Relawan kamu. Penerima manfaat kamu. Jika kamu bekerja dalam kolaborasi dengan beberapa pihak ketiga lainnya seperti pemerintah. Dan yang paling penting, donatur kamu & orang-orang yang telah berinvestasi dalam intervensi kamu. Bicaralah dengan mereka sejak awal, cobalah untuk memahami apa yang penting bagi mereka, apa yang ingin mereka lihat dalam laporan dampak kamu, apa yang akan memberi mereka kepastian & kepercayaan.
  3. Laporan dampak kamu setidaknya harus mencakup aspek-aspek berikut:
    • MENGAPA? Hal ini harus mencakup analisis kebutuhan kamu. Mengapa ada kebutuhan untuk intervensi ini sejak awal? Masalah apa yang sedang ingin kamu selesaikan? Memulai laporan kamu dengan hal ini dapat menjadi dasar yang kuat untuk laporan dampak kamu.
    • Lalu SIAPA? Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat di dalamnya? Siapa yang mendapat manfaat? kamu jelas perlu mendefinisikan semua karakteristik penerima manfaat kamu: Di mana mereka tinggal, seperti apa kehidupan mereka biasanya, masalah apa yang mereka miliki? Dan seterusnya. Tujuan kamu adalah membuat seolah-olah penerima manfaat kamu hidup dalam laporan kamu, mereka diceritakan dengan sangat rinci dan jelas dalam laporan kamu. Siapapun yang membaca laporan kamu harus dapat menggambarkan penerima manfaat kamu di kepala mereka dan merasakan hubungan dengan mereka.
    • APA? Kegiatan apa yang kamu lakukan sebagai bagian dari intervensi kamu untuk menghasilkan perubahan yang diinginkan. Ini akan sangat membantu kamu menunjukkan efektivitas strategi kamu.
    • KAPAN? Kapan periode waktu untuk proyek kamu berjalan dan untuk berapa lama. kamu juga dapat selangkah lebih jauh dengan menambahkan berapa jam kerja yang dihabiskan selama keseluruhan proyek.
    • Sekarang, bagian terpenting, HASIL. Apa yang sebenarnya kamu capai dengan menjalankan intervensi kamu? Ini harus benar-benar bagian paling menarik dan diperhatika dalam laporan kamu. Dan disinilah transparansi menjadi elemen yang paling penting. Juga penting untuk menambahkan informasi tentang analisis risiko kamu. Ini adalah informasi krusial yang perlu diketahui oleh setiap pemangku kepentingan, terutama dalam hal pengambilan keputusan.
    • Terakhir, pembelajaran utama (key learnings). Setelah semuanya telah dilakukan dan disampaikan, apa yang telah kamu pelajari darinya? Apa yang bisa kamu lakukan secara berbeda, apa yang bisa kamu lakukan untuk meningkatkan intervensi. Tahap ini akan mengharuskan kamu dan tim kamu untuk berintrospeksi diri dan menjadi sangat jujur. Penting bagi kamu sebagai orang yang menulis laporan ini untuk berbicara dengan setiap yang terlibat dalam proyek dan mempertimbangkan feedback mereka serta memastikan semuanya tercermin dalam dokumen laporan ini.

4. Elemen lain, yang dapat memberikan keunggulan tambahan pada laporan kamu adalah memasukkan bagian di mana kamu dapat menganalisis apakah perubahan yang terjadi, sebenarnya adalah hasil dari intervensi kamu atau terdapat faktor-faktor lain yang berperan juga. Ini umumnya dikenal sebagai ‘Atribusi/Attribution dalam pengukuran dampak. Ini terkait dengan 5 dimensi dampak yang dibicarakan oleh pengukuran dan manajemen dampak. Misalnya, jika tujuan kamu adalah untuk mengurangi jumlah bayi yang menderita kekurangan gizi dengan mendidik para ibu tentang persyaratan makan yang tepat untuk bayi, maka penting bagi kamu untuk mengevaluasi beberapa faktor lain yang berperan dalam meningkatkan pendidikan ini? Mungkin pada saat yang sama, pemerintah sedang melakukan kampanye di TV membicarakan hal yang sama. Jadi ini dapat membantu kamu mengevaluasi dampak nyata yang kamu buat. Hal lain yang perlu diingat adalah konsep deadweight, yang berarti apakah perubahan yang kamu inginkan akan tetap terjadi dengan atau tanpa intervensi kamu. Misalnya, jika kamu mencoba mengangkat komunitas secara ekonomi dan selama periode waktu yang sama, ekonomi nasional tumbuh pesat. Jadi kamu harus mengevaluasi apakah perubahan itu karena perubahan tingkat makro yang terjadi atau karena aktivitias atau upaya kamu.

5. Laporan dampak yang baik bukan hanya tentang angka. Sama pentingnya untuk menambahkan data kualitatif kamu. Cerita dari penerima manfaat, pengalaman anggota tim kamu. Cerita atau testimonial ini dapat membantu kamu memanusiakan atau humanize laporan kamu. Dan membangun ikatan yang kuat antara berbagai pemangku kepentingan. Seringkali, kita berada di bidang di mana kita perlu menyentuh hati orang-orang untuk membuat mereka ingin berdonasi atau menjadi relawan dan cerita-cerita ini tentunya dapat sangat membantu kamu.

Baca lebih lanjut mengenai perbedaan data kualitatif dan kuantitatif dalam pengukuran dampak

6. Transparansi. Kita tidak pernah bisa cukup menekankan pentingnya hal ini. Tidak masalah ukuran organisasi atau tipe organisasi apa, selalu membutuhkan transparansi. Dalam konteks laporan dampak kamu, itu bisa berarti berbicara secara terbuka tentang dampak negatif yang tidak diinginkan atau tidak direncanakan yang mungkin tercipta dari intervensi kamu. Terkadang ini bisa menjadi hal yang sangat sederhana. Sebagai contoh, sebuah organisasi yang biasa melakukan sesi edukasi kesehatan di taman umum akan membagikan minuman penyegar kepada para peserta. Para peserta sering meninggalkan bungkus makanan dan minuman di tanah. Menambah masalah dalam pembuangan sampah sembarangan, terutama plastik. Sulit untuk menerimanya, tetapi sayangnya itu dampak negatif yang diciptakan sebagai hasil dari intervensi yang kamu lakukan. Tetapi penting untuk mengakuinya jika kamu benar-benar ingin memahami dampak yang sebenarnya dari aktivitas kamu. Ada banyak level transparansi yang harus kamu pertimbangkan, misalnya transparansi arus kas, batasan proyek kamu, dan sebagainya.

7. Saran berikutnya dari kami adalah membuatnya sederhana & jelas. Gunakan bahasa, yang mudah dimengerti, jangan membuatnya terlalu bertele-tele, susunlah sedemikian rupa sehingga orang merasa mudah untuk membaca dengan teliti. Ada pepatah lama yang mengatakan, “sebuah gambar bernilai seribu kata (a picture worth a thousand word)”, tentunya masih berlaku, bahkan dalam hal ini. Jadi cobalah membuat laporan kamu menjadi hidup menggunakan grafik atau gambar. Koreksi lebih dari satu kali untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Minta orang lain untuk mengeditnya, jika perlu. Ini benar-benar dapat membantu kamu membuat kesan yang baik didepan donatur kamu saat ini dan juga para calon donatur.

8. Terakhir, hubungkan metrik atau indikator dampak kamu ke indikator dan target yang diakui secara global seperti Tujuan Pembangunan Berkelanjutan SDG atau IRIS +. Ini dapat membantu kamu beralih dari mikro ke makro. Artinya, bahkan jika intervensi kamu direncanakan pada tingkat kecil dari satu komunitas, menghubungkannya ke SDGs dapat membantu kamu untuk menunjukkan dampak yang kamu buat di tingkat nasional dan internasional.

Ini adalah 8 saran kami untuk membantu kamu menulis laporan dampak yang powerful 

Dan sebelum mengakhiri podcast ini, aku ingin merangkum 3 pembelajaran utama atau key learnings dari podcast ini:

  1. Mulailah berpikir tentang pelaporan dampak sejak awal merencanakan intervensi kamu. Ini bukan sesuatu yang harus kamu pikirkan hanya ketika proyek selesai dan donatur atau pemangku kepentingan lainnya meminta kamu untuk… #!trpst#trp-gettext data-trpgettextoriginal=335#!trpen#Click To Tweet#!trpst#/trp-gettext#!trpen#
  2. Tetap objektif & jangan overclaim. Data kamu harus dapat diverifikasi. Kemungkinan besar proyek / intervensi kamu akan seperti bayi kamu sendiri. Sebagai seseorang yang sangat terikat dengan sesuatu, sulit untuk tetap objektif & melihat gambaran secara jelas. Tetapi sangat penting untuk melakukannya karena kamu benar-benar memiliki tanggung jawab besar kepada semua pemangku kepentingan kamu.
  3. Libatkan orang lain. kamu tidak harus melakukannya sendiri, kamu harus melibatkan lebih banyak orang dalam hal ini, dapatkan lebih banyak mata untuk melihatnya. Orang-orang yang kamu percayai dan yang dapat memberi kamu umpan balik konstruktif untuk menjadikannya lebih baik.

Nah itu aja dari kami hari ini, jika kamu memiliki pertanyaan atau saran, silakan jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email contact@artemis.im, dan media sosial kami (Instagram: artemis_impact).

Close Bitnami banner
Bitnami